Belge Gözetim ve Yeniden Belgelendirme

1. TANIM AÇIKLAMALARI

1.1. Portfolyo: Mesleki bilgi, beceri ve yetkinliklerinin değerlendirilmesinde kullanılan; kişinin daha önce almış olduğu eğitimlere ve yapmış olduğu çalışmalara ilişkin kanıt ve kayıtları içeren dosyayı ifade eder.

1.2. Başvuru Sahibi: MYK Mesleki Yeterlilik Belgesinin geçerlilik süresinin sonunda belgesini yenilemek amacıyla Beyaz Belgelendirme’ye başvuru yapan kişiyi,

1.3. Belge: Mesleki Yeterlilik Kurumu tarafından Beyaz Belgelendirme’ nin gerçekleştirdiği sınavlarda başarılı olan kişi için düzenlenen MYK Mesleki Yeterlilik Belgesini,

1.4. Belge Yenileme: Belgesinin geçerlilik süresi sonunda kişinin mesleki yeterliliğini devam ettirdiğinin değerlendirilmesi ve mesleki yeterliliğini kanıtlayan kişinin yeniden belgelendirilmesi faaliyetlerini,

1.5. Gözetim: Belgesinin geçerlilik süresi içerisinde kişinin mesleki yeterliliğinin izlenmesine ve doğrulanmasına yönelik faaliyetleri,

2. AMAÇ ve KAPSAM AÇIKLAMALARI

MYK Mesleki Yeterlilik Belgesi almış kişilerin mesleki yeterliliklerini sürdürüp sürdürmediklerinin tespiti amacıyla yürütülen gözetim ve belge yenileme faaliyetlerinde MYK Mesleki Yeterlilik Belgesi sahiplerinin ve Beyaz Belgelendirmelendirmenin yerine getirmeleri gereken usul ve esasları kapsar. Bu usul ve esaslar, belgesini yenilemek isteyen MYK mevzuatı dâhilinde TS EN ISO/IEC 17024 Personel Belgelendirme Yönetim Sistemi çerçevesinde ulusal yeterlilikler bazında mesleki yeterlilik personel belgelendirme usul ve esaslarını belirler.

3. SORUMLULUK

İlgili birim Karar Vericisi, KYT ve Belgelendirme Sorumlusu başta olmak üzere diger personel destek hizmeti vermekle yükümlüdür.

4. UYGULAMA

4.1. Gözetim faaliyetlerine ilişkin genel şartlar

• Gözetim faaliyeti işlemleri Belgelendirme Sorumlusu-Sınav Sorumlusu tarafından, KV onayı ile yürütülür. Gözetim sürecinde belgenin askıya alınması veya gözetim sürecini uygun olarak tamamlamasına yönelik kararların tamamı KV tarafından verilir, yazılım/MYK portal üzerindeki işlemler KV kararına bağlı olarak Belgelendirme Sorumlusu-Sınav Sorumlusu eş zamanlı kayıt altına alınır ve bildirilir.
• Dayalı olduğu uluslararası standartlarda gözetim şartı tanımlanmış olan ulusal yeterliliklerde, kişinin belgesini düzenlemiş olan Beyaz Belgelendirme tarafından ilgili ulusal yeterlilikte belirtilen gözetim sıklığına ve yöntemine uygun şekilde gözetim yapılır. Bu istisnalar dışındaki ulusal yeterliliklerde gözetim yapılmaz.
• İlgili ulusal yeterlilikte belirtilmiş gözetim dönemlerinde Beyaz Belgelendirme belgeli kişiye son gözetim tarihin yaklaştığını ve gözetim şartlarını yazılım üzerinden periyodik ve otomatik olarak olarak (bir ay- onbeş gün- bir hafta) sms yolu ile iletilir. Kişiden belgesinin geçerli olduğu süre boyunca ilgili alanda çalıştığını gösterir kayıtları (hizmet dökümü, referans yazısı/mektubu) Belgelendirme Sorumlusu – Sınav Sorumlusu tarafından Belge Gözetim Değerlendirme Formu (PR.9 FR.7) ile talep edilir. Talep edilen tüm gözetim faaliyetleri KV tarafından yazılım üzerinden izlenir. İlgili kayıt ile gözetim sonucuna uygun veya uygun değil kararı verilir. Uygun değil ise belge geçerlilik tarihi sonuna kadar askıya alınmasına veya belgenin iptal edilmesine karar verilir.
• Belgeli kişinin çalışma kayıtlarını gözetim süreci içerisinde Beyaz Belgelendirmeye posta veya internet yolu ile iletmesi gerekir. İletilen kayıtlar öncelikle Belgelendirme Sorumlusu – Sınav Sorumlusu tarafından incelenir. Yetersiz görülür ise belgeli kişi ile tekrar iletişime geçilerek yeterli hale getirilmesi için talepte bulunulur. Bu süreçte KV ile iletişim halinde olunur. Gözetim süresi tamamlanan belgeli kişinin gözetime uygunluk kararı KV tarafından değerlendirilir, uygun ve yeterli bulunursa belgenin geçerliliği sürdürülür. Gözetim belge ve kayıtlarında yanıltıcı ve yanlış bilgileri kasti şekilde beyan ettiği anlaşılan ve/veya sahte evrak düzenlendiği tespit edilen kişinin mesleki yeterlilik belgesi derhal iptal edilir.
• Belgeli kişinin çalışma kayıtlarını verilen süre içerisinde (ilk talepte en geç on beş gün) iletmemesi veya eksik iletmesi durumunda ilgili alan KV’si kişinin belgesini, geçerlilik süresi sonuna kadar askıya alır. Gözetim şartları karşılayamadığından belgenin askıya alınma hali belgesi askıya alınan kişiye yazılım üzerinden otomatik olarak sms yolu ile iletilir. Belgesi askıya alınan kişinin çalışma kayıtlarını belgenin geçerliliği sona ermeden önce iletilmesi ve KV tarafından değerlendirilerek uygun görülmesi hâlinde yeniden geçerli duruma getirilir. Belgeli kişinin vefat etmesi durumunda kişinin belgesi iptal edilir.

4.2. Belge yenileme faaliyetlerine ilişkin genel şartlar

• Belge yenileme ulusal yeterlilikte aksi belirtilmedikçe, çalışma kanıtlarının değerlendirilmesiyle belge yenileme veya sınavla belge yenileme olmak üzere iki yönteme göre yapılır. Ulusal yeterlilikte farklı bir yöntem tanımlanmış ya da ilave kanıtlar belirtilmişse belge yenilemede ilgili ulusal yeterlilikte tanımlanan şartlar geçerlidir.
• Belge yenileme tek sefere mahsus bir faaliyet olmayıp kişinin yenilediği her belge için geçerlilik süresi sonunda yeniden belge yenileme hakkı bulunur. Belgenin yenilenebilmesi için mevcut belgenin askıya alınmış veya iptal edilmiş olmaması gerekir.
• Beyaz Belgelendirme; belge yenileme işlemlerinin nasıl gerçekleştirileceğini ‘MYK Mesleki Yeterlilik Belgesi Gözetim Ve Belge Yenileme Faaliyetlerine İlişkin Usul Ve Esaslar’ ile yetki kapsamında yer alan ulusal yeterliliklerinde belirtilen belge yenileme şartlarına uygun şekilde işbu talimat ile tanımlamıştır. Belge yenileme için başvuru yöntemini ve başvuru evrakları www.beyazbelgelendirme.com.tr internet sitesinde bu talimat ile yayımlanmıştır. Ulusal yeterlilik bazında talep edilecek evraklar iş bu talimatın alt sayfalarında tanımlanmış olup Beyaz Belgelendirmeye belge yenileme yaptırmak isteyen kişiler tarafından teslim edilecektir.
• Beyaz Belgelendirme; belge vermiş olduğu kişilerin belge yenileme başvuru dönemi başladığında, söz konusu kişilere belgelerinin geçerlilik sürelerinin dolmak üzere olduğunu ve belge yenilemek için izlemeleri gereken adımları bildirir. Bildirimleri SMS, telefon gibi iletişim araçlarıyla yapar. İletişim bilgilerindeki değişiklikleri zamanında bildirmemiş kişilerle irtibata geçememesi durumunda Beyaz Belgelendirme’nin herhangi bir yükümlülüğü bulunmaz, talep edilmesi hâlinde Beyaz Belgelendirme söz konusu kişilere bildirim yapmış olduğunu gösterir kanıt ve kayıtları MYK’ya sunar.
• Beyaz Belgelendirme’ nin, başvurusunu uygun bulduğu başvuru sahibi için belge yenileme başvuru tarihinden itibaren en geç bir ay içerisinde başvuru değerlendirme, sınav yapma ve karar verme işlemlerini tamamlaması esastır. Belge yenilemeye hak kazanan başvuru sahibi için mevcut belgenin geçerlilik süresi sona ermeden önce belgelendirme kararı alınmalı ve belge talebi yapılmalıdır.
• Belge yenilemeye hak kazanan başvuru sahibi tarafından belge masraf karşılığının Beyaz Belgelendirme’ye ödenmiş olduğu tarihten itibaren en geç beş iş günü içerisinde Beyaz Belgelendirme, MYK’nın belirlediği yönteme uygun şekilde başvuru sahibi için belge talebini MYK’ya iletir. Belge yenileme için Kurum tarafından belirlenen belge masraf karşılığının başvuru sahibi tarafından Kuruluşa ödenmemiş olması nedeniyle belge talebinin yapılamaması durumunda Beyaz Belgelendirme’ nin ve Kurumun sorumluluğu bulunmaz.
• Belge yenileme sonucunda başvuru sahibi için yeni bir belge düzenlenir. Yeni belgenin düzenlenme tarihi, ilgili ulusal yeterlilikte aksi belirtilmediği takdirde mevcut belgenin geçerliliğinin bitiş tarihinden bir sonraki gündür.
• Belgenin üzerinde herhangi bir yırtılma, anlaşılmasını engelleyecek tahribat, bilgi değişikliği vb. olması durumunda, o belgenin kullanımına son verilmeli ve Beyaz Belgelendirmeye belgenin yenilenmesi için başvuruda bulunmalıdır. Belge sahibi, belgesini kaybetmesi durumunda, kayıp ilanı vererek o ilanla birlikte Beyaz Belgelendirmeye bilgi vermek zorundadır. Bu hallerde; belge sahibi tarafından ücret tarifesinde belirtilen ‘sınavsız belge yenileme ücreti’ tutarının Beyaz Belgelendirmeye yatırılmasına müteakip beş iş günü içerisinde Beyaz Belgelendirme Kuruma belge yenileme talebinde bulunur. Kurumun belgeyi onaylaması ve iletmesi halinde belge teslim süreçleri PR.9 Belgelendirme Prosedürü ‘4.1.3 Mesleki Yeterlilik Belgesi Teslimi’ maddesine uygun şekilde yürütülür.

4.3. Belge yenileme başvurusu

• Çalışma kayıtları değerlendirmesiyle belge yenileme başvuruları mevcut belgeyi düzenlemiş olan Beyaz Belgeledirme’ye yapılır. Sınavla belge yenileme başvuruları ise Beyaz Belgelendirme’ye yapılabilineceği gibi belgenin kapsadığı ulusal yeterlilik birimlerinin tamamında en az bir yıl süresince sınav ve belgelendirme faaliyetleri yürütmüş olan farklı bir yetkilendirilmiş kuruluşada yapılabilir.
• Bir ulusal yeterlilikte başvuru yapılabilecek Kuruluş bulunmaması durumunda söz konusu ulusal yeterlilikte belge yenileme faaliyeti yapılamaz.
• Başvuru yapılan ulusal yeterlilikte sınava giriş şartları bulunması durumunda başvuru sahibi söz konusu şartları karşıladığını gösterir kayıt ve kanıtları Beyaz Belgelendirme’ ye sunar. Beyaz Belgelendirme söz konusu şartları karşılamayan başvuru sahibinin belge yenileme başvurusunu reddeder.
• Başvuru sahibi, ücret tarifesinde belirtilen belge yenileme başvuru ücretini veya belge yenileme sınav ücretini Beyaz Belgelendirme’ye öder ve aşağıda belirtilen yöntem ve kurallara uygun olarak istenen evrakları Beyaz Belgelendirme’ye iletir.
• Belge yenileme başvurusu, başvuru dönemi içerisinde Beyaz Belgelendirme’ye yapılmalıdır. Başvuru dönemi; sınavla belge yenileme başvurularında belgenin geçerliliğinin bitiş tarihinden bir yıl önce, çalışma kanıtlarının değerlendirmesiyle belge yenilemede belgenin geçerliliğinin bitiş tarihinden altı ay önce başlar ve iki yöntem için de belge geçerliliğinin bitiş tarihinde sona erer. Başvuru dönemi başlangıç tarihinden önce ve bitiş tarihinden sonra yapılan başvurular kabul edilmez.

Belge yenileme faaliyetleri aşağıda belirtilen yöntemlerden başvuru sahibinin tercih ettiği birine göre gerçekleştirilir;

4.3.1. Çalışma kayıtları değerlendirmesiyle belge yenileme

• Ulusal yeterlilikte aksi belirtilmedikçe çalışma kanıtlarının değerlendirilmesiyle belge yenilemede yurt içinde çalışılan süreler için çalışılan meslek ile tutarlı meslek kodu altında çalışıldığını gösterir sosyal güvenlik kaydı sunulur. Sosyal güvenlik kaydında yer alan meslek kodunun çalışılan meslek ile tutarlı olmaması halinde, sosyal güvenlik kaydında belirtilen işyerinden alınmış ve ilgili meslekte çalışıldığına dair ilave kanıtlayıcı doküman sunulur.
• Yurt dışında çalışılan süreler için çalıştığı işyeri/işyerleri tarafından düzenlenmiş, ulusal yeterlilikte tanımlı süre boyunca ilgili meslekte çalışıldığını kanıtlayan ve Türk büyükelçilikleri, başkonsoloslukları, çalışma ve sosyal güvenlik müşavirlikleri veya ataşelikleri gibi temsilciliklerden onaylı bir belge sunulur.
• Başvuru sahibinin sunmuş olduğu çalışma kayıtları, belgeli kişinin yeterliliğini sürdürüp sürdürmediği ve güncel belgelendirme programı şartlarına uyum gösterip göstermediği Beyaz Belgelendirme tarafındanSınavsız Yeniden Belgelendirme Karar Formu(PR.9 FR.9) ile değerlendirilir. Belge durumuna ilişkin karar uygun veya uygun değil şeklinde KV tarafından belirlenir. Çalışma kayıtlarının uygun ve yeterli bulunmaması hâlinde Beyaz Belgelendirme başvuru sahibinden eksiklikleri gidermesini ister.
• Çalışma kanıtlarının değerlendirilmesiyle belge yenilemek isteyen başvuru sahibi, mevcut belgesinin kapsadığı ulusal yeterlilik birimlerinden farklı birimleri de yeni belgenin kapsamına eklemek isterse ilave birimlerin içerdiği tüm sınavlara katılmalıdır. Çalışma kanıtlarının uygun ve yeterli bulunması ve ilave birimlerin sınavlarında başarılı olması hâlinde başvuru sahibi için ilave birimleri içeren belge düzenlenir.
• Beyaz Belgelendirme, belge yenileme başvuru tarihinden itibaren en geç on gün içerisinde başvuruyla ilgili değerlendirme ve karar verme işlemlerini tamamlar. Belge yenilemeye hak kazanan başvuru sahibinden belge masraf karşılığı tahsil edilir. MYK Web Portal üzerinden sınavsız belge yenileme bölümü üzerinden en geç beş gün içerisinde işlemleri gerçekleştirir.
• Çalışma kayıtları değerlendirmesiyle belge yenilemek isteyen başvuru sahibi, mevcut belgesinin kapsadığı ulusal yeterlilik birimlerinden farklı birimleri de yeni belgenin kapsamına eklemek isterse ilave birimlerin içerdiği tüm sınavlara katılmalıdır. Çalışma kayıtlarının uygun ve yeterli bulunması ve ilave birimlerin sınavlarında başarılı olması hâlinde başvuru sahibi için ilave birimleri içeren belge düzenlenir.
• Çalışma kanıtlarını sunamayan başvuru sahibi ilgili ulusal yeterlilikte belirtilen belge yenileme sınav(lar)ına girmesi ve başarılı olması hâlinde belge yenilemeye hak kazanır.

4.3.2. Sınavla belge yenileme

• Beyaz Belgelendirme, başvuru sahibinin sunmuş olduğu sınavla belge yenileme başvuru evraklarını değerlendirir. Başvurunun uygun bulunmaması hâlinde Beyaz Belgelendirme başvuru sahibinden eksiklikleri gidermesini ister. Başvurusu uygun bulunan başvuru sahibi, ilgili ulusal yeterlilikte aksi belirtilmedikçe mevcut belgesinde yer alan ulusal yeterlilik birimlerindeki tüm performans sınavlarına tabi tutulur.
• Belge yenileme sınavlarının bir kısmından başarısız olmuş başvuru sahibi, başarısız olduğu sınav(lar)a başvuru dönemi içerisinde aynı Kuruluşta girmesi hâlinde önceden başarılı olduğu sınav(lar)dan muaf tutulur.
• İlk defa girdiği belge yenileme sınavlarında başarısız olan kişilere Beyaz Belgelendirme tarafından başvuru dönemi içerisinde ilave sınav ücreti alınmadan en az bir kez daha sınav imkânı sağlanır.
• Belge yenileme başvurusunun belge geçerlilik bitiş tarihine bir aydan az süre kala yapılmasından kaynaklı olarak sınav yapılamaması veya ücretsiz sınav hakkının sunulamaması durumunda Kuruluşun ve Kurumun sorumluluğu bulunmaz.
• Beyaz Belgelendirme, başvurusunu uygun bulduğu başvuru sahibi için belge yenileme başvuru tarihinden itibaren en geç bir ay içerisinde başvuru değerlendirme, sınav yapma ve Aday Belgelendirme Karar Formu (PR.10 FR.347) formu ile karar verme işlemlerini tamamlar. Sınav(lar)da başarılı olan başvuru sahibi için Beyaz Belgelendirme belge yenileme kararı alır ve başvuru sahibinden belge masraf karşılığı talep eder. Belge yenilemeye hak kazanan başvuru sahibi için mevcut belgenin geçerlilik süresi sona ermeden önce belgelendirme kararı alınmalı ve belge talebi yapılmalıdır.
• Sınavlar sonucunda ilgili ulusal yeterlilikte yer alan birimlerin gruplandırılma alternatiflerinden herhangi birine ulaşan başvuru sahibi için başarılı olduğu gruplandırılma alternatifine göre belge düzenlenebilir.

4.4. Ulusal yeterliliklerin güncellenmesi durumunda belge yenileme

• Bir ulusal yeterlilik güncellenmiş ve başvuruyu alan Beyaz Belgelendirme yetkisini güncel ulusal yeterliliğe taşımışsa belge yenileme faaliyetleri güncel ulusal yeterliliğe göre gerçekleştirilir. Beyaz Belgelendirme yetkisini güncel ulusal yeterliliğe taşıyıncaya kadar belge yenileme faaliyetlerini yetki kapsamındaki ulusal yeterlilikte belirtilen şartlara göre gerçekleştirebilir.
• Belgelendirme programında ilave ölçme-değerlendirme gerektirecek şekilde bir değişiklik olduğunda söz konusu kişilere belgelerinin geçerlilik sürelerinin dolmak üzere olduğunu ve belge yenilemek için izlemeleri gereken adımları SMS/e-posta/telefon iletişim araçlarıyla bildirir.
• Bir ulusal yeterlilikte ilave ölçme-değerlendirme gerektiren değişiklik(ler) yapılması durumunda belge yenilemek isteyen başvuru sahibi yeterlilikte yapılan değişiklik(ler)e ve belirtilen şartlara uygun şekilde ölçme-değerlendirmeye tabi tutulur ve başarılı olması hâlinde belge yenilemeye hak kazanır.
• Bir ulusal yeterliliğin yürürlükten kaldırılması ve söz konusu ulusal yeterliliğin kapsamını içeren birden fazla ulusal yeterlilik oluşturulması durumunda; başvuru sahibinin yeterliliklerde yapılan değişikliklere ve belirtilen şartlara uygun şekilde belge yenilemeye hak kazanması hâlinde başvuru sahibi için birden fazla belge düzenlenebilir.
• Birden fazla ulusal yeterlilik yürürlükten kaldırılarak yerine söz konusu ulusal yeterliliklerin kapsamını içeren yeni bir ulusal yeterlilik oluşturulması durumunda; başvuru sahibinin yeterliliklerde yapılan değişikliklere ve belirtilen şartlara uygun şekilde belge yenilemeye hak kazanması hâlinde başvuru sahibine yeni ulusal yeterlilikte belge düzenlenir.
• Bir ulusal yeterliliğin yürürlükten kaldırılması ve söz konusu ulusal yeterliliğin kapsamını içeren yeni bir ulusal yeterlilik oluşturulmaması durumunda; yürürlükten kaldırılan ulusal yeterlilikte daha önce belge almış kişiler belgelerinin geçerlilik sürelerinin sonunda belge yenileyemezler.

4.5. Belge yenileme faaliyetlerine ilişkin bedeller

• Beyaz Belgelendirme; kanıt ve/veya portfolyo değerlendirmesiyle belge yenileme ücreti ve yetki kapsamında yer alan her bir ulusal yeterlilik için ayrı ayrı olacak şekilde sınavla belge yenileme ücretlerini belirler ve söz konusu ücretleri Kuruma bildirir. Kurumun onaylaması hâlinde belge yenileme ücretleri Kurumun ve Beyaz Belgelendirme internet sitelerinde yayımlanır.
• Çalışma kanıtlarının değerlendirmesiyle belge yenilemede Kuruluş, başvuru sahibinden belge yenileme için Kurum tarafından belirlenen belge masraf karşılığının üç katı tutarında belge yenileme başvuru ücreti alır.
• Belge yenilemeye hak kazanan başvuru sahibi belge masraf karşılığını belge yenileme kararını veren Beyaz Belgelendirme banka hesabına yatırır. Beyaz Belgelendirme belge yenilemeye hak kazanan kişilerin belge basım talebini Kuruma iletmeden önce belge masraf karşılıklarını Kurum banka hesabına aktarır. Belge masraf karşılığının yatırıldığını gösteren doküman, belge yenilemeye hak kazanan kişilerin bilgileri ile birlikte Kuruma iletilir. Belge yenilemeye hak kazanamayan kişilerden belge masraf karşılığı alınmaz.

4.6. Yaptırımlar

• Belge yenileme işlemleri Kuruluştan kaynaklanan nedenlerle işbu Usul Esaslar ile Kuruluşun prosedürlerinde belirtilen süreler içerisinde tamamlanmamışsa Kuruluş hakkında Yönetmelik gereğince yaptırım uygulanır ve Kuruluş başvuru sahibinden aldığı ücretleri iade eder. Kuruluşun belge yenileme işlemlerini süresi içerisinde tamamlamamasından kaynaklı olarak belge yenileme hakkını kaybeden başvuru sahibinin başka bir Kuruluşta gireceği tüm sınav ve belgelendirme ücretleri ilgili Kuruluş tarafından karşılanır.
• Belge yenileme başvurusu yapılan ulusal yeterlilikte tek yetkilendirilmiş belgelendirme Kuruluşu olması ve bu Kuruluşun belge yenileme başvurularını almadığının tespiti durumunda ilgili Kuruluş hakkında Yönetmelik hükümlerince işlem başlatılır.

GEÇİCİ MADDE 1

Arşiv notu: Aşağıdaki geçici madde 2024 dönemine ilişkin tarihsel düzenlemeyi gösterir; güncel başvurularda yürürlükteki MYK ve ulusal yeterlilik şartları esas alınmalıdır.

Belgesinin geçerliliğinin bitiş tarihi 1.07.2024 – 31.12.2024 arasında olan belge sahipleri için belge yenileme başvuru dönemi, belgenin geçerliliğinin bitiş tarihinden altı ay önce başlar ve 31.12.2024 tarihinde sona erer. Bu kişilerin belge yenilemelerinde, belge yenileme karar tarihi mevcut belgenin geçerlilik bitiş tarihinden sonra ise yeni belgenin düzenlenme tarihi ilgili ulusal yeterlilikte aksi belirtilmediği takdirde belge yenileme karar tarihidir.

ATIF

MYK Mesleki Yeterlilik Belgesi Gözetim ve Belge Yenileme Faaliyetlerine İlişkin Usul ve Esaslar